Die zunehmende Digitalisierung bringt viele neue Geschäftsideen hervor, bei denen der Austausch von Geschäftsdaten über verschiedene Systeme und Kanäle notwendig wird. Das führt zu einer steigenden Nachfrage nach Verbindungsmöglichkeiten zwischen Software-Produkten, entweder per Interface oder Integration. Nur so ist ein durchgängiger Informations- und Prozessfluss über Programmgrenzen hinweg möglich.
Da die Software-Komponenten ihre Informationen unbemerkt von den Benutzern austauschen, werden Anwender keinen Unterschied zwischen beiden Varianten feststellen. Welche zum Einsatz kommen soll, hängt von den Antworten auf diese Fragen ab:
So wird ein CRM unter Umständen auf lokalen Servern, ein E-Commerce-System aber im Internet betrieben.
Ein Nachteil von Schnittstellen ist, dass zwischen den Systemen ein Abgleich von bestimmten Zuordnungen oder Verweisen notwendig ist, da die Systeme mit unterschiedlichen Datenbanken arbeiten. Sobald Änderungen in einem System vorgenommen werden, müssen über die Schnittstelle auch die entsprechenden Tabellen oder Verzeichnisse aktualisiert werden.
Das heißt, es muss nicht nur eine „Übersetzung“ von einer Programmiersprache in eine andere stattfinden (über das gemeinsame Dateiformat), sondern auch der Hinweis übermittelt werden, an welcher Stelle eine Information zu finden ist (also ein Eintrag an einer bestimmten Stelle einer Datenbank erfolgt ist). Erst dann kann das andere System erkennen, in welchem Bezug Informationen zueinander stehen. Dieser zusätzliche Abgleich ist eine Quelle für Fehler, weil bei fehlender Zuordnung falsche Informationen abgerufen werden könnten.
Ein Beispiel:
Ein Vorteil von Schnittstellen ist das einfachere Auswechseln von einzelnen Software-Produkten, da nur die Schnittstelle angepasst werden muss, nicht aber die Software-Komponente. Das erlaubt einem Unternehmen, unterschiedliche Programme von unterschiedlichen Herstellern zu verbinden und so immer die passende Lösung für eine spezielle Aufgabe zu verwenden. Integrationen sind dafür zu komplex, weil sie eine Vielzahl von Teil-Lösungen beinhalten, die eng miteinander verbunden sind.
Besonders dann, wenn ein bereits eingeführtes Programm weiterverwendet werden soll, können Schnittstellen für eine schnelle, einfache Anbindung weiterer Produkte die Lösung sein.
Die Entscheidung ob Interface oder Integration kann nur getroffen werden, wenn im Unternehmen klar definiert ist, welche Anforderungen die Gesamtlösung erfüllen soll. Abhängig von den Software-Komponenten, die bereits im Einsatz sind, können beide Varianten eine Option sein und eventuell auch kombiniert werden.