Kundenverwaltungssoftware (auch CRM-System genannt) setzen immer mehr Unternehmen ein, um ihre Prozesse zu optimieren.
Mit dem Unternehmenswachstum steigt sowohl die Anzahl der Kunden, die zu verwalten sind, als auch die Menge der zugehörigen Informationen. Gleichzeitig arbeiten mehr Personen mit diesen Daten. Moderne CRM-Systeme werden daher zunehmend unverzichtbar, um den Überblick über alle Kundenbeziehungsphasen zu behalten und effizient zu arbeiten.
Das Wichtigste in Kürze:
Eine Kundenverwaltungssoftware (auch CRM genannt) ermöglicht es Unternehmen, Kunden zu verwalten und alle kundenrelevanten Informationen strukturiert zu erfassen und bereitzustellen.
Verschiedene Systemarten: lokal auf eigenen Servern, in der Cloud oder als Mischform beider Ansätze.
Kernpunkte:
- Hauptfunktionen: Moderne Lösungen vereinen alle wichtigen CRM-Funktionen zentral. Sie verwalten Kundenstammdaten automatisch und bieten geräteunabhängigen Zugriff.
- Technische Umsetzung: CRM-Software lässt sich als lokale Installation oder Cloud-Lösung betreiben. Beide Varianten erlauben flexible Kundenverwaltung je nach Unternehmensanforderungen.
- Implementierung: Die Einführung beginnt mit einer strukturierten Auswahl der passenden Kundenverwaltungssoftware: Change Management sorgt für den reibungslosen Übergang von bestehenden Systemen zu modernen CRM-Lösungen.
Inhaltsverzeichnis
Kundenverwaltungssoftware: Definition
Was ist eine Kundenverwaltungssoftware?
Diese Software unterstützt Unternehmen dabei, alle Kundeninformationen zentral zu organisieren. Sie dient der strukturierten Erfassung, Dokumentation und Bereitstellung dieser Kundeninformationen. Diese können sowohl Stammdaten wie Adressen, als auch Kommunikationsdaten wie zum Beispiel E-Mails, Telefonnotizen, Projektprotokolle, Angebote sein.
Welche Arten gibt es?
Moderne Kundenverwaltung-Programme sind in verschiedenen Varianten verfügbar: als serverbasierte On-Premise-Lösung, Kundenverwaltung-Cloud oder als Hybrid-Lösung. Diese Programme können sowohl lokal installiert als auch webbasiert über den Browser genutzt werden, um Kunden flexibel zu verwalten. Jede Kundenverwaltungssoftware bietet dabei unterschiedliche Vorteile je nach Unternehmensanforderungen.
CRM-Anforderungen ermitteln
Die meisten Unternehmen tun sich zunächst schwer mit der Formulierung ihrer Anforderungen an ein CRM. Wichtig ist deshalb, dabei zunächst eine Bestandsaufnahme der Ist-Prozesse, Schwachstellen und Stärken im Unternehmen zu machen, um daraus entsprechende Verbesserungspotentiale und erhaltungswürdige Stärken abzuleiten. Bei Schwierigkeiten sollte sich nicht gescheut werden, Hilfe von außen anzufordern, z.B. in Form einer Analyse durch einen CRM-Partner.
Häufigste Anforderungen an die digitale Verwaltung von Kunden
Auswahl der passenden Kundenverwaltungssoftware
Sind die Anforderungen formuliert, beginnt die Suche nach der passenden Kundenverwaltungssoftware. Gerade bei der Vielfalt der Angebote ist es schwierig, die am besten geeignete Lösung zu finden. Entscheidend ist, dass diese im Standard schon einen größtmöglichen Teil der Anforderungen abdeckt.
Sind die eigenen Prozesse sehr speziell, können kleinere Anpassungen jedoch sinnvoll sein. Hier sollte darauf geachtet werden, inwieweit die Software diese Möglichkeit bietet. Hier erfahren Sie mehr zur CRM-Auswahl mit System.
Ablösung von Altsystemen, Insellösungen und Abbau von Widerständen
Besondere Herausforderungen verbergen sich in der Ablösung von veralteten Systemen und Insellösungen durch moderne Kundenverwaltungssoftware. Oft damit verbunden sind auch Widerstände der Anwender, die eine Veränderung ihrer gewohnten Programme zum Kunden verwalten ablehnen. Eine saubere Projektplanung und -organisation, ein umfassendes Change Management, das gewachsene Strukturen berücksichtigt und alle Betroffenen mit einbezieht, baut mögliche Widerstände ab.
Checkliste CRM-Anforderungen & Lastenheft
Welche Anforderungen muss Ihr CRM-System erfüllen? Wählen Sie Ihre gewünschten Funktionen, Prozesse und Schnittstellen aus. Ermitteln Sie die Basis, um unterschiedliche Anbieter erfolgreich zu vergleichen.
