Entfesseln Sie das Potenzial Ihres CRM-Systems
Geben Sie eine gemeinsame Richtung vor, auf die jeder im Vertrieb hinarbeiten kann, schaffen Sie damit einen Fahrplan, der nicht nur alle Team-Mitglieder auf Kurs hält, sondern der im Idealfall auch motiviert, fokussiert und produktiv werden lässt. Krieg, Umwelt- und Energiekrise schaffen derzeit viele Variablen. Das lässt nur noch sehr kurze Vorausplanungen zu. In einem sich ständig verändernden Markt müssen Ihre Ziele daher konkret, realistisch und möglichst schnell erreichbar sein, damit Sie mit Ihrem Team wettbewerbsfähig bleiben.
Die richtige Nutzung eines CRM-Systems unterstützt Sie dabei, Ihre Ziele festzulegen und diese auch zu erreichen, ich liefere Ihnen Anregungen dazu.
Inhaltsverzeichnis
Wie definieren Sie Ihre Vertriebsziele richtig?
Es ist wichtig zu prüfen, welche Ziele für Ihr Team sinnvoll sind. Nicht alle Ziele sind gleich wichtig. Wenn Sie beispielsweise eine hohe Kundenbindungsrate haben, müssen Sie sich vielleicht nicht so sehr auf dieses Ziel konzentrieren, dafür aber auf die Steigerung Ihres Verkaufsvolumens, weil Ihre Bestandskunden zu wenig kaufen. Oder Sie sehen sich den durchschnittlichen Auftragswert an und stellen fest, sie verkaufen eigentlich genug, aber Ihre Margen sind zu niedrig..
Entscheidend ist außerdem, welche Ziele Sie mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen Budget, Personal und Technologie erreichen können. Haben Ihre Mitarbeitenden zu viele Aufgaben und zu wenig Zeit? Dann werden sie vermutlich Mühe haben, Ihre geplante Lead-Generierung über persönliche Kontakte zu erreichen. Das bedeutet, das Team muss sich entweder nach Tools zur Leadgenerierung umsehen oder mehr Personal einstellen – sofern möglich.
Zu Beginn ist daher eine genaue Analyse des Ist-Zustandes vorzunehmen. Wo stehen Sie gerade, was läuft gut, was nicht? Wo möchten Sie hin? Und in welchem Zeitraum, mit welchen Mitteln wollen Sie Ihre Vision erreichen?
Hier helfen Dashbord & Reports in Ihrem CRM-System, offene Fragen zu beantworten. Sie können damit wichtige Daten auch aus externen Quellen hinzuziehen, analysieren, auswerten und danach passende Ziele definieren sowie Maßnahmen zur Erreichung festlegen.
Nutzen Sie zur Formulierung Ihrer Ziele die SMART-Formel, denn sie hilft, konkret zu werden. Smart steht für spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert. Es ist ein großer Unterschied, ob Ihr Ziel nur lax umschrieben ist mit
„den Umsatz um 250.000 € steigern“
oder mit dieser Beschreibung viel greifbarer wird:
„Alle Mitarbeitenden des Sales-Teams müssen bis zum Quartalsende mindestens 3 Neukunden im Bereich KMU in der Region Dach gewinnen und einen Umsatz von 250.000 € je Neukunde erzielen. Die Höhe der Prämienzahlung dafür liegt bei 0,5% je Mitarbeitendem“.
Damit hat jeder im Team eine klare Vorgabe, die gemessen und auch verglichen werden kann. Und mit der festgelegten Prämie schaffen Sie eine Motivation für die Zielerreichung.
Welche Vertriebsziele gibt es?
Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, die Sie zur Erfolgsmessung heranziehen können. Dazu betrachten Sie Zahlen an verschiedenen Punkten der Customer Journey und bewerten diese hinsichtlich Menge oder Qualität.
Quantitative Messungen vor einem Verkauf (Performance)
- Anzahl der Besucher, Seitenaufrufe & Höhe der Verweildauer auf Ihrer Website
Je mehr Besucher desto besser? Ganz so einfach ist es leider nicht. Finden Interessenten nicht die richtigen Inhalte verlassen sie Ihre Website sofort. Je mehr Seiten Ihre Besucher aufrufen und je länger sie sich Ihre Inhalte ansehen, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass diese Inhalte gut ankommen. - Anzahl der Downloads, Webinar- oder Newsletter-Anmeldungen über Ihre Website
Hier gilt: Je mehr desto besser. Denn je mehr Adressen Sie bekommen, desto mehr erfolgversprechende Leads werden dabei sein. - Anzahl der vereinbarten Beratungstermine
Auch hier stellt sich wieder die Frage, ob mehr besser ist. Die Wahrscheinlichkeit gute Leads zu gewinnen steigt natürlich mit der Zahl der Beratungstermine. Doch binden diese Termine auch Zeit, die sich leider nicht immer auszahlt. Deswegen benötigen Sie auch die nächsten Zahlen zur Beurteilung. - Anzahl der Opportunitys, die sich aus den Beratungsterminen ergeben
Hier gilt definitiv: je mehr desto besser, denn je mehr Möglichkeiten es gibt, desto mehr Abschlüsse können sich daraus ergeben. - Forecast: Höhe der zu erwartenden Umsätze aus diesen Opportunities
Nicht immer wird die Höhe der Erwartungen 1:1 erfüllt. Aber es lassen sich Trends erkennen. - Konversionsrate: Anzahl der Interessenten, die zu Kunden werden
Ein sehr guter Indikator für die Effektivität von Vertrieb und Marketing! Je mehr Kunden sie gewonnen haben, desto besser war Ihre gemeinsame Arbeit. - Sales-Cycle: Zeitspanne von der Lead-Gewinnung bis zur Umwandlung in Kunden
Sie gibt Aufschluss darüber, wie effizient Ihr Verkaufsprozess ist und ob etwas verbessert werden muss. Je länger der Prozess bis zum Abschluss dauert, desto problematischer ist es für Ihr Unternehmen. Im Augenblick liegt die durchschnittliche Zeitspanne im B2B-Bereich für komplexe Produkte oder Dienste bei 6 bis 12 Monaten. Genauso schnell ändern sich leider auch die Bedingungen am Markt.
Quantitative Messungen nach einem Verkauf (Performance)
- Umsatzvolumen
Damit wird die Anzahl der verkauften Produkte in einem bestimmten Zeitraum gemessen. - Durchschnittlicher Auftragswert
Dieser Wert misst den durchschnittlichen Preis pro verkauftem Artikel und hilft Ihnen, den Wert eines einzelnen Verkaufs zu verstehen. - Kosten der Kundenakquisition
Der Posten gibt an, wie viel es Sie kostet, neue Kunden zu gewinnen. In der Regel ist die Neukundengewinnung aufwändiger und damit teurer als die Pflege von Bestandskunden. - Kundenbindungsrate
Untersucht wir die Anzahl der Käufe von Bestandskunden. So können Sie feststellen, ob Ihre Stammkunden loyal sind oder nur einmalige Käufer. - Auslastung
Der Auslastungsgrad misst, wie effektiv Personal und Maschinen eingesetzt werden. Dies kann sich auf Ihre Umsatzziele auswirken. Wenn der Auslastungsgrad z. B. unter einem bestimmten Schwellenwert liegt, könnten Sie die Produktivität steigern, um höhere Umsätze zu erreichen. Ist die Kapazitätsauslastung jedoch zu hoch, könnte dies bedeuten, dass es zu Engpässen kommt, da vorhandene Ressourcen überbeansprucht werden. Dies kann zu langsameren Durchlaufzeiten und einer geringeren Qualität führen, was wiederum niedrigere Verkaufszahlen zur Folge haben kann.
Qualitative Messungen
Da bei der Beantwortung zu Fragen der Qualität verschiedene Abstufungen möglich sind, ist die Erhebung und Auswertung von Daten hier etwas komplexer und lässt sich nicht so einfach in einem Dashboard darstellen.
- Wie sieht die Zufriedenheit Ihrer Kunden mit Ihrem Unternehmen und Ihren Produkten aus?
Untersucht wird die Qualität der Zufriedenheit über persönliche Kundengespräche, anonymisierte Umfragen, Auswertungen der Reklamationen und des Tickets-Systems oder von Bewertungsportalen. Die Bewertung erfolgt anhand einer Skala oder über die Vergabe von Sternen. - Wie wird die Qualität der Verkaufsgespräche bewertet?
Messbar über Aufzeichnungen und Auswertungen von Kundengesprächen, durch persönliche Abfrage (NPS Bewertungen) oder anonymisierte Umfragen. Die Bewertung erfolgt in Punkten oder Prozenten sowie die Vergabe von Sternen. - Wie gut sind Content & Strategie, um neue Kunden zu gewinnen?
Ergebnisse erlangen Sie z.B. über Bewertungen zu Blogartikeln direkt auf Ihrer Website, durch Analyse der Klick- und Download-Raten, der Abspieldauer von Videos, der Scrolltiefe von Landingpages (wie weit User nach unten scrollen und lesen) oder auch über Likes zu Social Media Posts. Auch Teilnehmerzahlen von und Feedback aus Webinaren oder Vorträgen gehören dazu. - Wie gut ist die Sichtbarkeit Ihres Unternehmens, wie gut die Ihrer Marken?
Das ist leicht erkennbar über die Website-Analyse (Direct Traffic genannt):
Wie oft der Name ihres Unternehmens oder ihrer Produkte/Dienste in Suchmaschinen direkt eingetippt wurde, zeigt wie bekannt sie sind. Auch messbar über Social Listening ist, was man über Ihr Unternehmen oder ihre Produkte/Dienste in den Sozialen Medien sagt. - Wie sieht unser idealer Kunde aus? Mit welchen Branchen mache ich Umsatz?
Welcher Ansprechpartner ist für unsere Angebot empfänglich?
Antworten auf die ersten beiden Fragen zeigt Ihnen das Dashboard an. Häufige Kontakte mit einem Ansprechpartner können im CRM mit dem Begriff „VIP“ für alle sichtbar gemacht und damit auch für den Versand von Angeboten gekennzeichnet werden.
Welche Vorteile hat es, sich im Vertrieb mehr als nur ein Ziel zu setzen?
Kleinere Zwischenziele tragen dazu bei, engagiert zu bleiben im Hinblick auf die Erreichung des großen Gesamtziels. Verfolgen und veröffentlichen Sie regelmäßig, welche Ziele schon erreicht worden sind, stärken Sie den Teamgeist und spornen dazu an, auch das nächste Ziel schaffen zu wollen.
Darüber hinaus können mehrere Ziele helfen, Aufgaben bestmöglich nach Stärken und Schwächen des Teams zu verteilen, so wird niemand im Vertriebsprozess ausgegrenzt oder benachteiligt.
Wie können Ihre Mitarbeiter die festgelegten Ziele mit Hilfe eines CRM-Systems erreichen?
Ein Customer-Relationship-Management (auch CRM-System) ermöglicht es Ihrem Vertriebsteam, organisiert zu bleiben, effektiv zu arbeiten, Zeit zu sparen, den richtigen Fokus zu finden und Fortschritte bei der Erreichung der Ziele zu verfolgen.
Wichtig ist, dass alle im Team ausreichend geschult sind, um das Potenzial der Software richtig ausschöpfen zu können. Ebenso wichtig ist ein Regelwerk, dass die Art und Weise der Datenspeicherung und -verarbeitung im Unternehmen vereinheitlicht, denn sonst werden Analysen verfälscht.
Funktionen eines CRM-Systems, die Ihnen helfen Ziele Ihre zu erreichen:
- Cloud-CRM-Lösung
Grundvoraussetzung für das Arbeiten mit einem CRM über einen Internet-Browser. Inklusive Hosting erleichtert es die Einführung eines CRM-Systems, sollten Sie noch keines nutzen. - Zentrale Datenspeicherung:
CRM-Systeme speichern alle kundenbezogenen Daten und Dokumente an einem zentralen Ort, so dass sie leichter zugänglich und verwaltbar sind. Legen Sie Ihre schriftliche definierten Ziele als Dokument für alle einsehbar ab. - Tools für die Zusammenarbeit (wie E-Mail, Video-Call, Chat)
Diese stellen sicher, dass alle im Sales-Team von verschiedenen Standorten aus in Echtzeit miteinander kommunizieren können, um Ideen auszutauschen, Aufgaben zu vergeben oder Probleme zu lösen – was letztlich zu besseren Ergebnissen führt. Es sind gleichzeitig wertvolle Tools, um Interessenten oder Kunden online zu beraten oder ihnen Produkte vorzustellen. Absolut entscheidend für die Erreichung der Sales-Ziele. - Lead Generierung und Lead Scoring
Beides sind wichtige Funktionen für die effektivere Zusammenarbeit zwischen Marketing und Vertrieb. Die Lead-Generierung ermöglicht es dem Marketing-Team, potenzielle Kunden zu identifizieren, während das Lead-Scoring dem Vertriebsteam hilft, Prioritäten zu setzen. Es werden nur die Leads, die am wahrscheinlichsten zu zahlenden Kunden werden (siehe der ideale Kunde oben), bearbeitet. Das macht es dem Vertrieb leichter, Ziele zu erreichen. - Customer Journey
Marketing, Vertrieb und Service können alle Kundeninteraktionen über die zentrale Datenbank verfolgen. Dies erleichtert die Pflege von Beziehungen und die Bereitstellung eines individuelleren Kundendienstes. Wenn Sie wissen, wer Ihre Kunden sind und was sie brauchen, können Sie sicherstellen, Ihnen die richtigen Angebote zu liefern. - Kontakten Tags zuweisen:
Damit können Sie Kundenpräferenzen oder -eigenschaften markieren, die Ihnen bei der Erstellung von Kampagnen oder bei Auswertungen helfen. Sie können über Tags z. B. Gruppen zusammenfassen, um sie mit E-Mail-Marketing für Ihre Angebot zu begeistern oder Teilnehmer bestimmter Events markieren, um sie zu weiteren Events einzuladen. - Automatisierungen:
Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben wie Besuchsvorschläge oder das Versenden von Berichten, gewinnen die Vertriebsmitarbeitenden wertvolle Zeit, um sich auf den Abschluss von Geschäften zu konzentrieren und so die gesteckten Ziele zu erreichen. - CRM-App für mobiles Arbeiten
Mit der mobilen CRM-App können Sie auch von unterwegs über mobile Geräte arbeiten. Sogar offline. Bei der nächsten Verbindung zum Internet werden Ihre Entwürfe als Dokumente im CRM automatisch gesichert. - Dashboards:
Analysen bieten wertvolle Einblicke in die unternehmerischen Aktivitäten, so dass alle im Team die festgelegten Vertriebsziele in Zahlen verfolgen oder als grafische Diagramme darstellen lassen können. Rollen & Rechte legen fest, wer welche Zahlen einsehen und bearbeiten darf. - Reports (anpassbare Berichte):
Vertriebsteams können benutzerdefinierte Berichte erstellen, um Ihre Fortschritte im Vergleich zu den Zielen im Blick zu behalten und bei Bedarf Strategien zur Verbesserung zu entwickeln.
Fazit
Nutzen Sie die Vorteile der digitalen Transformation, um im Vertrieb erfolgreich zu sein und starten Sie mit der CRM-Einführung oder dem Wechsel zu einem moderneren System. Ihr Vertriebsteam kann seine Ziele durch das Ausschöpfen des Potenzials der Software, also der effektiven Nutzung der zahlreichen Funktionen, schneller und besser erreichen.
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